KONTEXT UND HERAUSFORDERUNGEN

In der Schweiz lag 2022 die durchschnittliche Fehlzeit pro Mitarbeitenden aufgrund von Krankheit oder Unfall bei 64 Stunden – Tendenz steigend. Ein professionelles, proaktives Absenzenmanagement, auch im Umgang mit Langzeitabsenzen, reduziert Fehlzeiten am Arbeitsplatz und trägt zu einer gesunden Unternehmenskultur sowie einem positiven Arbeitgeberimage bei.

Um einen strukturierten Prozess zu gewährleisten, wird ein geeignetes Tool benötigt. Firmen, die im HR mit SAP arbeiten, stehen dabei vor Herausforderungen. Der SAP-Standard bietet keine Möglichkeit für ein prozessorientiertes Absenzenmanagement.  Oft wird auf separate Systeme mit Schnittstellen ins SAP zurückgegriffen. Die Folgen sind ein erhöhter Betriebsaufwand,  fehleranfällige Schnittstellen und eine redundante Datenerfassung.

DIE LÖSUNG ABSENCE PRO

Hier setzt AbsencePro von TeamWork an. AbsencePro ist als SAP Add-On vollständig in die SAP-Umgebung integriert und ermöglicht eine fallbasierte Prozessführung – und dies auch bei Zeiterfassung in Drittsystemen.

Die browserbasierte Lösung garantiert eine benutzerfreundliche und einfache Handhabung der Absenzfälle. Das Tool unterstützt bei der Gesprächsführung und Erstellung der benötigten Dokumente. Der Inofmationsfluss ist durchgehend gewährleistet, da Vorgesetzte, HR-Berater/innen und Case Manager/innen sich via SAP-Workflow, SAP Fiori My Inbox oder E-Mail an ihre Aufgaben erinnern lassen können.

AbsencePro fungiert auch als Früherkennung-Tool und kann bspw. bei einer Häufung von Kurzabsenzen automatisch Fälle erstellen.

Alle Daten werden in spezifischen Absence Pro-SAP-Tabellen gespeichert. So bleibt das Falldossier von den Personaldaten getrennt.

AUF EINEN BLICK

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Absenzdaten der Mitarbeitenden

…werden gescannt und die Fälle daraus generiert.

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Automatische Fallerstellung

… folgt den unternehmensspezifischen Prozessen.

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Standardprozesse inkl. Eskalation

  • Häufigkeitsfall: Häufung von Kurzabsenzen in bestimmten Zeitraum.
  • Dauerfall: Längere Abwesenheit wie ein Unfall/schwere Krankheit.
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Überführung und Verknüpfung von Fällen

z.B. bei Mehrfachanstellung, bei Überführung ins Case Management.

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Integration weiterer Prozesse möglich

  • Arztzeugnis-Verwaltung.
  • Andere Prozesse mit Fallverwaltung, wie z.B. Sozialberatung, Sucht/DMB, etc.

IHRE VORTEILE

DIE DETAILS

Mit AbsencePro bieten wir eine gesamtheitliche Lösung für das Absenzenmanagement und das Case Management, welche nahtlos in Ihre SAP-Systeme integriert ist.

Die Lösung ist wie folgt konzipiert:

  • Dashboard mit Fallübersicht und Analysen. Das Dashboard ist browserbasiert und kann in das FIORI-Launchpad eingebettet werden.
  • Neben automatisierter Fallerstellung ist auch eine manuelle Falleröffnung zur Früherkennung möglich.
  • Im Fall stehen auf einen Blick alle Informationen zu Mitarbeitenden aus den Personalstammdaten und den Absenzen zur Verfügung. Diese Daten werden automatisch aus SAP gezogen.
  • Das Tool bietet eine gestützte Gesprächsführung – inkl. Dokumenterstellung (Protokoll).
  • Prozessaktivitäten können unternehmensspezifisch automatisiert werden – inkl. Erinnerungen via SAP-Workflow oder E-Mail.
  • Alle in Gesprächen beschlossenen Unterstützungsmassnahmen werden strukturiert erfasst, sind im Fall übersichtlich dargestellt und übergreifend auswertbar.
  • Verantwortliche wie Vorgesetzte, HR-Berater/innen und Case-Manager/innen, werden direkt aus dem Organisationsmanagement (HR-OM) gezogen. Manuell können weitere Verantwortliche zum Fall hinzugefügt werden.
  • Alle wichtigen Kontaktdaten an einem Ort – Externe Partner/innen können dem Fall hinzugefügt werden
  • Unternehmensspezifische Dokumenterstellung direkt aus dem Tool mit Hilfe von individuell anpassbaren Word-Templates.
  • Dokumentablage (z.B. für Arztzeugnisse, etc.) direkt im Tool möglich.
  • Berechtigungskonzept und Zugriffsverteilung via SAP-Rollen.
  • Datenspeicherung in SAP-Tabellen – weder eigene Datenbank noch separate Backups notwendig.
  • Verfügbare Sprachen: Deutsch, Französisch

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