Vergabemanagement

Teamwork präsentiert Vergabemanagement

ÜBERSICHT

Die Lösung Vergabemanagement fokussiert sich auf das Vergabewesen und ist dem Vertragsmanagement Prozess vorgelagert. Mit der Lösung werden die Vergaben strukturiert verwaltet und lückenlos dokumentiert. Dies führt zu einer Verbesserung der Übersicht und voller Transparenz im Vergabeprozess. Jegliche Schritte im Vergabeprozess können detailliert dokumentiert werden, so dass jederzeit eine nachvollziehbare Historie der Vergabe erstellt werden kann. Die Lösung ist vollständig in SAP ERP bzw. S/4HANA integriert, wodurch teure Schnittstellen und Doppelerfassungen vermieden werden.

VORTEILE

  • Lückenlose Dokumentation aller Vergabedaten
  • Sicherstellung Compliance im Beschaffungsprozess
  • Erhöhung der Datenqualität
  • Aktive Steuerung der Vertrags- und Beschaffungsprozesse
  • Reduktion der Risiken
  • Integrierte Vertrags- und Dokumentenerstellung
  • Direkte Integration in SAP ERP, S/4HANA – und Archivsysteme
  • Dynamische Prozess, Feld- und Modulsteuerung über Organisationsobjekte
  • Rollen– und Berechtigungssteuerung
  • Komplett webbasierend, keine Clientinstallation notwendig, einfach zu bedienen
  • Überblick und Kontrolle über alle Verträge und deren Beziehungen untereinander
  • Extensive Konfigurierbarkeit um breite Kundenbedürfnisse abdecken zu könne

Komponenten

Vergabedaten: Über eine konfigurierbare Oberfläche lassen sich nicht nur Standard Metadaten einer Vergabe erfassen. Auch kundenspezifische Felder oder Feldwerte, sowie zusätzliche Erweiterungen, wie z.B. spezifische Validierungen, lassen sich im System mittels entsprechenden Konfigurationstabellen hinterlegen.

Partner: Zu jeder Vergabe können Partner mit ihrer entsprechenden Rolle gepflegt werden. Hierbei ist die Verwendung von bereits im System vorhandenen Stammdaten, wie z.B. Kreditoren, Personalnummern, SAP Businesspartner etc. möglich. Es können jedoch auch zusätzliche Partnerdaten verwaltet werden.

Volumen: Finanzielle Daten können auf mehrere Positionen verteilt werden. Konfigurations-, Stamm– und Bewegungsdaten aus angebundenen SAP Systemen lassen sich dabei ohne zusätzliche Schnittstelle nutzen. Auch eine automatisierte Folgebelegerzeugung im ERP (bspw Mittelreservierung) ist möglich.

Genehmigung: Über einen flexibel konfigurierbaren Workflow lassen sich unterschiedliche Genehmigungs– und Prüfprozesse abbilden.

Ausschreibungen: Eine standardisierte Schnittstelle zur Ausschreibungsplattform „Decision Advisor“ kann genutzt werden.

Snapshot: Zu jeder Zeit kann der aktuelle Zustand der Vergabe in einem Dossier zusammengefasst werden. So kann der jeweilige Zustand, zum Zeitpunkt von Entscheidungsschritten nachvollzogen werden.

Verträge: Ein oder mehrere Verträge können aus einer Vergabe erstellt werden. Die Vergabe bildet dabei den finanziellen Rahmen, so dass die Beschaffungsvorgaben systemunterstützt geprüft werden können.

Aktivitäten: Aktivitäten können automatisiert oder manuell erzeugt werden. Sie dienen der aktiven Bewirtschaftung während des Prozesses.

Dokumente: Die Erzeugung von Dokumenten auf Basis der erfassten Metadaten ist möglich. Alle relevanten Dokumente zur Vergabe können direkt abgelegt werden. Dabei kann ein angebundenes Archivsystem genutzt werden.

Nachvollziehbarkeit: Einerseits werden Änderungen von Vergabedaten auf Feldebene protokolliert, so dass eine Nachvollziehbarkeit jederzeit sichergestellt ist. Andererseits ergibt das strukturierte Führen der Vergabedaten eine hervorragende Datenbasis für ein gezieltes Vergabecontrolling.

Kontakt

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